表格信息加工——excel简单教程

第一课时　　Excel 2000入门

一、Excel 2000简介

1、特点与功能 

　Excel是一种功能强大的分析工具，能够在单一区域中建立电子表格，使用公式、函数对数据自动进行计算，快速地对大量数据进行排序、筛选、自动汇总等。其主要特点有：

（1）分析能力（2）操作简便（3）图表能力（4）数据库管理能力

2、界面：(略)

 

二、Excel 2000基本概念

1、  工作簿：工作簿是Excel 2000用来储存并处理工作数据的文件，每一本工作薄可以拥有许多不同的工作表，一般默认值为16，即每一本工作薄文件会打开16个工作表。

2、  工作表：工作表是一个有16384行和256列组成的表格，行号的编号由上自下从“1”到“16384”编号，列号则由左到右采用字母编号，为“A”…“IV”。

3、  单元格：行和列组成的每一个方格叫单元格，我们输入的数据都将保存在这些“单元格”中，对于每个单元格都有其固定的地址。

 

三、Excel 2000基本操作 

1.工作薄基本操作

(1)创建工作薄：选择“文件”菜单中的“新建”命令。单击“常用”选项卡，然后双击“工作簿”图标；

(2)打开工作薄：选择“文件”菜单的“打开”命令或单击“常用工具栏”的“打开”按钮，根据弹出的“打开”对话框，选择要打开的工作薄，然后单击“打开”按钮或双击需要打开的工作簿。可以一次打开多个工作薄。
　　(3)保存工作薄：方法为：从“文件”菜单中选择“保存”命令，或单击“保存”工具按钮；

2.单元格基本操作
　　在Excel 2000中，单元格是工作表的基本单元，所有对工作表的操作都是在对单元格操作的基础上进行的，因此必须掌握单元格的各项操作。
　　(1)单元格的表示方法：单元格是按照单元格所在的行列位置来命名的，如单元格B6表示位于第6行B列交叉点上的单元格；如B6:D10表示一个从单元格B6到D10的区域。
　　(2)为单元格命名：若有一个或几个单元格要经常使用，就应该给这些单元格起一个名字。
方法1：a.选择要命名的单元格，选择“插入”菜单中“名称”，单击“定义”命令；b.在显示“定义名称”对话框里，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字。
方法2：选择要命名的单元格，单击位于编辑栏左侧的名称框，然后在名称框中输入一个名字。在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或小数点，名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。

(3)单元格的选定

①选定某一区域：若该区域为连续的，则使用鼠标的拖动功能，否则，用“Ctrl”键

②选定整行或整列：单击该行或列的编号即可

③选定整张工作表：

(4)输入单元格中数据：
　　①数据输入选项的设置。选择“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框，在单击“编辑”选项卡，然后可按表1进行设置。
　　表1　“编辑”选项卡设置说明
　　选项设置　　　　　　　　　　　说　　　　　明
　　单元格内部直接编辑　　选中此框，双击单元格可直接在单元内部编
　　　　　　　　　　　　　辑数据；否则，只能在编辑栏上编辑数据扩
　　　　　　　　　　　　　展数据清单格式及公式。
　　单元格拖拉功能　　　　选中此框，通过鼠标拖动可以进行单元格移动
　　　　　　　　　　　　　或复制。
　　回车移动活动单元格　　在当前活动的单元格中按Enter键，将激活一个
　　随同单元格剪切、复　　在剪切、复制和排序时，保持单元格中对象的位置
　　制和排序　　　　　　　不变。
　　记忆式输入　　　　　　自动完成在列数据中刚开始键入的输入项，如果输
　　　　　　　　　　　　　入时前几个字符与该列中某个已经存在的输入项相
　　　　　　　　　　　　　符合，Excel 2000将自动填充其余的文本。
　　②输入数字、文字。

a、输入的文本超过单元格的宽度时，若其右侧单元格中没有数据，文本将在邻近的单元格中继续显示；若邻近的单元格有数据时，则将自动隐藏长出的数据。

b、EXCEL2000默认设置：文本输入后靠左对齐，数据输入后靠右对齐

③输入日期、时间。

a、EXCEL2000将日期和时间视为数字处理，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分：例如，可以键入 9/5/96 或 Jun-96。

b、如果在同一单元格中键入日期和时间，用空格分离，如2－1　12：10
　　④输入公式。选择单元格，然后键入 ＝(等号)，若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮 ，Excel 2000 将插入一个等号，接着输入公式内容后，按 Enter 键。
　　［注］先选定一个区域，再键入公式，然后按 Ctrl+Enter 组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。
　　⑤同时在多个单元格中输入相同数据。选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按 Ctrl+Enter 键即可。
　　

三、Excel 2000基本编辑

(1)单元格的剪切和复制：“剪切”或“复制”与“粘贴”联用，可实现把单元格内容从一个位置复制或移到另一个位置。
方法1：a.选择源单元格，选择“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令；b.选定目标单元格，从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。
方法2：使用拖动来移动单元格，若拖动的同时按住“Ctrl”键则为复制。
　　(2)插入/删除单元格：
a.选定想要插入新行或新列的单元格；
b.选择“插入”菜单中“单元格”命令，在“插入”对话框中，您可以确定活动单元格右移或下移的移动方向或者选择插入整行或整列；
c.选择一个方向，然后单击“确定”按钮。还可以用“剪切”和“复制”的方法来插入带数据的单元格，效果也会很好。
　　(3)编辑单元格的内容：双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要确认所做的改动，按Enter键即可；若取消所做的改动，按Esc键。
　　(4)快速清除单元格的内容：先选定该单元格，然后按Delete键。但是您仅是删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法：
a.选定想要清除的单元格或单元格范围；
b.选择“编辑”菜单中的“清除”命令，这时显示“清除”菜单；
c.选择要清除的命令，可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。
　　四、自动填充功能

第二课时　　工作表的管理

一、工作表基本操作（1）
　　(1)为工作表重命名：为了便于记忆和查找，可以给工作表sheet1、sheet2等重命名为容易记忆的名字，方法为：选择要改名的工作表，选择“格式”菜单中的“工作表”，单击“重命名”，这时工作表标签上的名字为反白显示，可直接在上进行重命名。
　　(2)增加工作表数目：在“工具”菜单，单击“选项”命令，再单击“常规”选项卡，在“新工作薄内的工作表数”列表框中键入所需的工作表数目即可。若插入新工作表，选择“插入”菜单中“工作表”命令，即可在当前工作表之前插入一个新的工作表。
　　(3)选定多个工作表：在Excel 2000中，选定多个工作表可以创建或修改一组有类似作用和结构的工作表，从而可在多个工作表里同时插入、删除或编辑需要的内容。方法为：若选择一组相邻的工作表，可先选第一个表，按住Shift键，再单击最后一个表的标签；若选不相邻的工作表，要按住Ctrl键，依次单击要选择的每个表的标签。

［注］若在某张工作表中输入了数据，可以快速地将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“编辑”菜单中的“填充”，再单击“至同组工作表”命令。
　　(4)移动和复制工作表：
情况1：在一个工作薄里移动和复制工作表，若要移动工作表，只需用鼠标单击要移动的表的标签，然后拖到新的位置。若要复制工作表，只需先选定工作表，按下Ctrl键，然后拖动表到新位置。
情况2：把表移动或复制到其它工作薄：利用“编辑”－＞“移动或复制工作表”命令，若要复制，则应选中对话框中的“建立副本”　
　　(5)工作表的删除：选择“编辑”菜单中“删除工作表”命令，单击“确定”按钮。
　　［注］删除的工作表不能恢复。
　　(6)工作表的隐藏或显示：选定需要隐藏的工作表，在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“隐藏”命令；要显示隐藏的工作表，可在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“取消隐藏”命令，在“重新显示隐藏的工作表”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作表的名称。
　　(7)隐藏或显示行或列：选定需要隐藏的工作表的行或列，在“格式”菜单上，指向行或列，再单击“隐藏”命令。当要显示隐藏的行或列，选定其上方和下方的行（或左侧和右侧的列），在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“取消隐藏”命令。
　　(8)调整工作表的列宽或行高：将鼠标指针放在列或行标区分隔线处，按住鼠标左键拖动到合适位置，松开鼠标。
　　［注］若选中多行/列再进行操作，则可同时调整多行的行高或多列的列宽

二、工作表的美化

1、单元格的格式

(1)设置单元格字体：选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式”工具栏中的“单元格”命令，在“字体”框中选择字体，在“字号”框中选择字体大小。若要在单元格中显示多行文字，方法为：选定要设置格式的单元格，在“格式”菜单中，先单击“单元格”命令，然后单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”或“缩小字体填充”复选框。
　　(2)设置单元格边框：选择要添加边框的所有单元格，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后单击所需的线型样式，再单击指示边界位置的按钮；若要更改已有边框的线型，选择“样式”框中新的线型，再单击“边框”下单元格图框中要更改的边框；若要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，使用“预置”下的“外边框” 和“内部”按钮，边框应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。
　　(3)设置单元格文本对齐方式：选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式”菜单中的“单元格”，单击“对齐”标签，然后根据需要设置。
　　(4)为单元格设置背景色：其方法为：a.选择要设置背景色的单元格，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后单击“图案”选项卡；b.单击“单元格底纹”框，单击“图案”框，选择所需的图案样式和颜色。

2、工作表的美化

(1)为工作表添加文本框：Excel 2000允许在工作表的任意地方设置文本框，这些文本框可以编辑和格式化文字，以生成美观的标题等而不影响工作表行和列的位置。方法为：①单击绘图工具栏中“文本框”按钮或“竖排文本框”按钮；②移动鼠标至要添加文本框的位置并单击；③在文本框闪烁的地方插入光标，这时就可以输入文字。
　　(2)为工作表设置背景图案：单击要添加背景图案的工作表，选择“格式”菜单的“工作表”，单击“背景”。选择背景图案使用的图形文件，单击“打开”按钮。若要删除背景图案，将鼠标指针指到“格式”菜单的“工作表”，单击“背景”，单击“无”。
　　(3) 自动套用格式

 

三、公式的使用
　　公式可以解决很多实际问题，如数学计算和文本处理。它免除了在每一次修改数据时使用计算器的繁琐工作。
　　(1)创建公式：Excel 2000可以创建许多种公式，有简单的代数运算公式，也有分析复杂数学模型的公式。
　　①公式语法。公式语法也就是公式中元素的结构或顺序。 Excel 中的公式遵守一个特定的语法：最前面是等号(＝)，后面是参与计算的元素和运算符，每个运算元素可以是常量数值、单元格或区域引用、标志、名称、或工作表函数。
　　②输入公式。单击将要在其中建立公式的单元格，键入等号 (＝)，若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，Excel 2000 将插入一个等号，然后输入公式内容，按Enter键即可。另外，通过先选定一个区域，再键入公式，然后按 Ctrl+Enter组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。
　　(2)修改公式：单击编辑公式的单元格，在“编辑框”中，对公式进行修改，需要编辑公式中的函数时，单击“编辑公式”按钮，编辑函数中的参数，按回车键，修改完成。
　　(3)公式的移动和复制：先选定包含待移动或复制公式的单元格，用鼠标指向选定区域的边框。若要移动单元格，把选定区域拖动到粘贴区域左上角的单元格中；若要复制单元格，则在拖动时按住Ctrl键。
　　(4) 相对地址和绝对地址

(5)使用公式注意事项：
　　①确认所有的圆括号都成对出现。
　　②确认在引用单元格区域时，使用了正确的区域运算符。
　　③确认每个外部引用包含工作簿名称和相应的路径。
　　④在公式中输入数字时不要为它们设置格式。

 

四、工作表基本操作（2）

1、自动求和

2、条件格式

3、选择性粘贴

4、格式刷的使用

第三课时　深入使用Excel 2000

一、函数的使用
　　函数是一种预设的公式，它在得到输入值以后就会执行运算操作，然后返回结果值。使用函数可以简化和缩短工作表中的公式，特别适用于执行繁长或复杂计算的公式。其语法是：以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号隔开的参数和右圆括号。若函数以公式形式出现，在函数名称前面键入等号。
　　(1)函数的分类
　　Excel 2000提供的函数主要有：数学函数、财务函数、日期与时间函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数、工程函数等等。
　　(2)几种常用函数的用途(表2)
　　表2　Excel常用函数及用途
　　函数名称　 　　用途
　　Sum()　　　　　对数值求和，它是数值型源数据的默认函数。
　　Count()　　　　计算项的数目。
　　Average()　　　求数值平均值。
　　Max()　　　　　求最大值。
　　Min()　　　　　求最小值。
　　Product()　　　求数值的乘积。
　　CountNums()　 计算含有数值型数据的行数。
　　StdDev()　　　 估计样本群的标准偏差。数据为样本群的抽样。
　　StdDevp()　　　计算样本群的标准偏差。数据为样本群。
　　Var()　　　　　估计样本群的方差。数据为样本群的抽样。
　　Varp()　　　　 计算样本群的方差。数据为样本群。
　　Sumif()　　　　当IF后面数值为“True”时，对符合条件的单元格求和。
　　DB()　　　　　 使用固定余额递减法计算一笔资产在给定期间内的折旧值。
　　Date()　　　　 返回某一特定日期的序列数。
　　Today()　　　　返回当前系统日期的序列数。
　　Now()　　　　　返回当前日期和时间所对应的日期_时间序列数，它比Today函
　　  　　　　　　 数多返回一个时间值。
　　Int()　　　　　取整函数。
　　Trend()　　　　计算线性回归拟合线的一组纵坐标值，是一个对数据区域进行
　　      　　　　 统计分析的统计函数。
　　Growth()　　　 预测以指数增长值的函数。
　　If()　　　　　 执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值，返回不同的结果。
　　　　　　　　　 用它可对数值和公式进行条件检测。
　　

二、数据处理

1.排序：Excel 2000中提供了默认的排序顺序，方法为：选择需要排序的数据库区域中的任意一个单元格，选择“数据”菜单中的“排序”命令；在“主要关键字”的下拉列表框中选择需要排序的字段，再分别在“主要关键字” 、“次要关键字” 和 “第三关键字”右边的单选钮中选择“递增”或“递减”；然后在“当前数据清单”区中设置“在标题行”或者“无标题行”，单击“确定”进行排序。
　　2.Excel筛选功能的运用
　　在进行筛选后，数据清单将只显示满足条件的那些记录，而不满足条件的记录的行将被隐藏起来。
　　(1)自动筛选：操作方法：a.单击需要筛选的数据清单中任一单元格，在“数据”菜单中，指向“筛选”，再单击“自动筛选”命令；b.工作表进入自动筛选状态，在每一个列标题的右侧出现一个下拉箭头；c.如果要只显示含有特定值的数据行，请单击含有待显示数据的数据列上端的下拉箭头；d.单击需要显示的数值；e.如果要使用基于另一列中数值的附加条件，在另一列中重复步骤(c)和(d)即可。
　　(2)自定义筛选：用自定义筛选可以在一列中设置多个“与”关系或“或”关系的筛选条件。方法为：a.单击要进行筛选列表右侧的下拉箭头，在下拉列表中选择“自定义”；b.屏幕上出现“自定义自动筛选方式”对话框，单击上行左侧的列表框的下拉箭头，在下拉列表中选择逻辑运算符；c.单击上行右侧的列表框的下拉箭头，在下拉列表中选择一个数值；d.单击选中“或”选项按钮，在下行两个列表框中分别选择逻辑运算符和数值，然后单击“确定”按钮。
　　(3)撤消筛选状态：在自动筛选状态下，单击“数据”菜单中“筛选”子菜单，在“自动筛选”命令前有一个对勾符号，此时单击该命令，可撤消自动筛选状态。或者单击“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“全部显示”命令，恢复全部数据的显示。
　　(4)高级筛选：用“高级筛选”命令能让你询问非常复杂的问题，可满足多重的甚至是计算的条件。a.单击数据清单中的任一单元格在“数据”菜单中;b.选择“筛选”，然后单击“高级筛选”命令，显示出“高级筛选”命令对话框；选定“在原有区域显示筛选结果”选项；c.选定“数据区域”编辑框，如果没有自动显示出数据清单区域或者你想改变显示的区域，那么就在编辑框中输入数据清单的区域；d.选定“条件区域”编辑框；e.若想筛选掉重复的记录，则选定“选择不重复的记录”复选框，若没有选定此复选框，那么将显示满足条件的全部记录；f.单击“确定”按钮。

三、图表的使用

1、  建立图表

2、  格式化生成的图表

3、  自定义图表的类型

4、  图表的修改

5、  几种常用的图表

四、图形的使用